L’azienda
Baldini è presente nel settore della riparazione di componenti per l’oleodinamica da oltre trenta anni e dispone di un’equipe di tecnici specializzati addestrati dalle case costruttrici e strumentazioni per la riparazione e revisione di unità idrostatiche (pompe e motori oleodinamici). Bosch Rexroth – costruttore mondiale di pompe e motori oleodinamici – ha affidato a Baldini l’incarico di riparatore affiliato per la Lombardia. Dal 2008 Baldini è azienda certificata UNI EN ISO 9001:2000. Grazie a 12 dipendenti e alla collaborazione di personale esterno specializzato, Baldini ha raggiunto nel 2010 un fatturato di circa 3 milioni di euro.
L’applicazione
Per la propria attività di manutenzione e riparazione di componenti idrostatici, Baldini ha intrapreso un progetto per la dematerializzazione del processo di gestione delle commesse. Per ciascuna lavorazione meccanica certificata dallo standard di qualità ISO 9001 sono previsti l’utilizzo di ricambi originali e l’effettuazione di collaudi. Per questo motivo, ciascuna operazione condotta sui macchinari in assistenza presso Baldini deve essere registrata e certificata con apposita documentazione. L’azienda ha recentemente adottato una Extranet per favorire la comunicazione tra i dipendenti, i fornitori e i clienti, per monitorare in modo preciso lo stato di avanzamento della commessa e per ridurre, nel contempo, il lead time di evasione degli ordini. Attraverso un nuovo software di gestione delle commesse, viene definita una procedura univoca per l’esecuzione delle attività di riparazione e revisione delle unità idrostatiche, eseguite dai diversi specialisti di Baldini. Previa registrazione al sito Web www.baldinioleodinamica.it, ciascun cliente accede a un’area riservata, nella quale può inserire e visualizzare informazioni relative alle commesse in lavorazione. In tal modo, ciascun cliente può monitorare lo stato di avanzamento della propria riparazione/revisione. Infatti, sono disponibili online le richieste di assistenza, i preventivi, la data prevista di evasione ed eventuali fotografie illustrative delle operazioni eseguite. Al portale Extranet accedono anche i tecnici di Baldini, che vengono supportati nelle attività di preparazione dei preventivi e nella misurazione del tempo impiegato per le riparazioni. Al ricevimento di un macchinario o di un’unità idrostatica da riparare, i tecnici preparano attraverso il nuovo applicativo il preventivo, che contiene informazioni di dettaglio relative ai ricambi da utilizzare. Tali indicazioni (tipo di ricambio e disegno tecnico) vengono automaticamente reperite nella banca dati aziendale a partire dai codici che identificano ciascun pezzo. Sulla base del tipo di intervento da effettuare, l’applicativo stima la manodopera necessaria e il relativo costo, includendoli nel preventivo. Inoltre, per ciascuna commessa, il nuovo sistema mette a disposizione dello staff di Baldini un contatore per il calcolo del tempo effettivo di lavorazione. Le informazioni contenute nei preventivi predisposti dall’Area tecnica vengono utilizzate dall’Ufficio Acquisti di Baldini, che verifica la presenza dei ricambi a magazzino e, attraverso il nuovo applicativo, può eventualmente riordinare i ricambi esauriti sulla base dell’effettivo utilizzo da parte dell’Area tecnica.
I benefici
Il nuovo software ha consentito a Baldini di standardizzare la gestione delle commesse facilitando la comunicazione con clienti, fornitori e tra i propri dipendenti. Infatti, in precedenza era difficile reperire velocemente le informazioni relative allo stato di avanzamento degli ordini e, in alcuni casi, tale ricerca poteva richiedere fino a 40 minuti per ciascuna commessa. Inoltre, la documentazione relativa alle riparazioni era spesso incompleta. Ora, le informazioni sono istantaneamente reperibili e tracciabili, a beneficio di una maggior trasparenza nei rapporti con la clientela. L’utilizzo di un unico applicativo ha permesso la condivisione di un linguaggio univoco tra il Reparto operativo, l’Amministrazione e la Direzione aziendale, che ha favorito l’integrazione tra i processi aziendali e ha permesso di misurare in modo rigoroso le prestazioni dei processi interni in termini di efficienza, con l’obiettivo di ridurre il lead time di evasione degli ordini. Inoltre, Il nuovo software ha contribuito a formalizzare parte del know-how aziendale, creando un archivio digitale con la documentazione delle riparazioni già svolte in passato. La Direzione di Baldini ritiene che tale patrimonio informativo sia un importante fattore di differenziazione rispetto ai principali competitor, poiché contribuisce a migliorare l’efficacia delle riparazioni effettuate e favorisce l’efficienza dei processi interni attraverso la condivisione delle conoscenze tecniche.
(dai casi di successo di Smau)
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