L’AZIENDA –
Smeg è un’azienda italiana produttrice di elettrodomestici con sede a Guastalla, in provincia di Reggio Emilia. Nel mondo, Smeg è presente con 15 filiali commerciali (Regno Unito, Francia, Belgio, Olanda, Germania, Svezia, Danimarca, Spagna, Portogallo, Russia, Ucraina, Kazakhistan, Sud Africa, USA, Australia), due uffici di rappresentanza ad Hong Kong e in Arabia Saudita e una capillare rete di distributori. Fondata nel 1948 da Vittorio Bertazzoni come azienda di smalteria e lavorazione metalli, Smeg è oggi leader nella produzione di elettrodomestici e, con un fatturato superiore ai 300 milioni di euro.
L’APPLICAZIONE
L’azienda dal 2009 ha aderito al progetto Ediel che coinvolge tutta la filiera degli elettrodomestici e consente lo scambio di documenti in formato elettronico. Attualmente, Smeg utilizza lo standard EDI per interfacciarsi con i clienti che operano in questa filiera e che hanno aderito a questa iniziativa. Per quanto riguarda invece gli altri clienti, l’azienda dal 2010 utilizza una gestione documentale multicanale. La totalità dei documenti viene indicizzata ed inviata ad un service provider che provvede alla loro consegna via mail, web o tramite posta tradizionale in base al cliente di destinazione che viene opportunamente configurato in sede. Le agenzie, le società di distribuzione e i clienti principali con grossi volumi accedono ad un portale su cui, previo accesso con login e password, è possibile visualizzare e scaricare le fatture in formato Pdf. Ad oggi il numero di documenti consegnati in forma dematerializzata supera il 60% del totale con l’obiettivo di raggiungere e superare il 90% entro il 2013. Oltre alle fatture, un sistema automatizzato genera ed invia tramite EDI o email i documenti di trasporto anche se l’azienda continua comunque a produrre una copia cartacea che accompagna la merce durante il viaggio. Questo sistema permette al magazzino di destino di ottenere in anticipo le informazioni relative alla merce in entrata e consente di organizzare adeguatamene la ricezione.
I BENEFICI
L’introduzione di EDI e del portale hanno permesso un notevole ‘saving’ di costi di gestione del fornitore e un apprezzabile miglioramento del livello di servizio. Tramite questi strumenti, infatti, si è registrata una notevole riduzione del tempo di invio e preparazione delle fatture che si traduce nel risparmio di circa 4-5 giornate di lavoro al mese da parte del personale amministrativo, destinato ad attività a maggior valore aggiunto. L’inoltro telematico permette anche di risparmiare fino al 95% sui costi del singolo documento rispetto alla stampa e consegna postale. Smeg non fa conservazione sostitutiva dei documenti anche se la consultazione interna avviene in modo automatizzato: ogni documento infatti viene, oltre che archiviato in formato cartaceo, prodotto in pdf, indicizzato e conservato in formato digitale. Questa soluzione consente una significativa riduzione dei tempi di ricerca delle informazioni e di consultazione dell’archivio.
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