L’ENTE –
L’Unione dei Comuni della Bassa Romagna nasce dall’accordo tra nove Comuni italiani della Provincia di Ravenna: fanno parte dell’Unione i Comuni di Alfonsine, Bagnacavallo, Bagnara di Romagna, Conselice,Cotignola, Fusignano, Lugo, Massa Lombarda e Sant’Agata sul Santerno. Il territorio dell’Unione dei Comuni della Bassa Romagna è situato nel cuore della Provincia di Ravenna, a ovest del capoluogo di provincia e al centro d’importanti vie di comunicazione per un totale di circa 103 mila abitanti. Nata come Associazione nel 2000, diventa Unione di Comuni dal 2008, trasformandosi a tutti gli effetti in un Ente pubblico territoriale dotato di personalità giuridica, governato da un presidente, da una giunta costituita da tutti i sindaci dei Comuni aderenti e da un consiglio composto da una rappresentanza dei consigli comunali e dai sindaci stessi. Il personale alla nascita era di 65 dipendenti, ad oggi diventati 360.
L’APPLICAZIONE
L’Unione dei Comuni della Bassa Romagna dal momento della propria costituzione ufficiale si è vista affidare in modo progressivo dai nove Comuni aderenti molti servizi: dal bilancio al personale, dallo sviluppo economico e promozione territoriale alla promozione turistica, dalle entrate comunali alla programmazione territoriale alle istituzioni culturali e socio-sanitario alle politiche abitative, dalla statistica alla protezione civile all’informatica. Per supportare la gestione di tale complessa attività pubblica e, in particolare, la relativa centralizzazione, l’Unione ha intrapreso un progetto che ha previsto la virtualizzazione della propria infrastruttura IT: l’attuale configurazione consta di circa 20 server fisici posizionati in due data center configurati in alta affidabilità che ospitano circa 30 macchine virtuali, dedicate ai diversi sistemi gestionali, che nel tempo sono stati tutti unificati. Durante il processo di riorganizzazione interna, l’Unione ha anche avviato il processo di digitalizzazione dei propri atti. Dal 2009 l’Ente ha infatti adottato un unico software che consente l’informatizzazione e la gestione in formato elettronico dei documenti emessi dai nove Comuni a capo dell’Unione. A partire dal 2009 l’Unione gestisce digitalmente le proprie delibere di Giunta e Consiglio, e il processo di progressiva digitalizzazione degli atti si sta ora completando anche sui 9 Comuni, includendo anche gli atti dirigenziali di gestione, le cosiddette “determine” dell’Ente. Da gennaio, infatti, il procedimento digitale è stato progressivamente avviato da tutti i Comuni. Inoltre è stata realizzata l’integrazione con il sistema di contabilità. La generazione di qualsiasi atto è quindi completamente informatizzato: ora l’ufficio proponente realizza in formato digitale la proposta e ha la possibilità di verificare la disponibilità economica e di allocare la cifra necessaria prenotandola in automatico. Di seguito, l’atto passa sulla scrivania virtuale del dirigente responsabile che la controlla e appone una semplice firma digitale per approvazione. La pratica arriva sulla scrivania virtuale della ragioneria che, dopo la verifica della congruità dell’atto, la rende esecutiva. Per le delibere, si aggiunge un ulteriore passaggio: la segreteria, che si occupa della gestione della seduta di Giunta e Consiglio, provvede all’approvazione da parte dell’organo con la raccolta della firma da parte del Presidente e del Segretario generale. Infine, l’ultimo passaggio prevede la conservazione sostitutiva. In Emilia-Romagna è stato istituito il Polo Archivistico Regionale (PARER) che raccoglie per l’archiviazione tutti i documenti provenienti dalle Asl e dalla Pubblica Amministrazione; gli atti dell’Unione sono quindi mandati direttamente tramite Web Service al Polo regionale dove vengono conservati a norma di legge.
I BENEFICI
Il nuovo software di gestione documentale ha permesso all’Unione dei Comuni della Bassa Romagna di automatizzare le procedure di emissione e di realizzazione delle delibere e degli atti dirigenziali, i documenti fondamentali per l’attività svolta dai singoli Comuni e dall’Ente medesimo a garanzia di un’ottimizzazione del flusso di lavoro in termini di efficacia ed efficienza, con una diminuzione considerevole dei tempi impiegati. La digitalizzazione dei documenti consente una riduzione del cartaceo utilizzato e, considerando che solo per ogni atto dell’Unione erano necessarie 9 copie, un risparmio consistente di costi relativi. Grazie al nuovo software gestionale tutta la documentazione comunale in formato digitale a sistema è archiviata in modo permanente presso il polo istituito appositamente dalla Regione, con un conseguente risparmio dello spazio prima occupato dagli specifici archivi cartacei originali.
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